2020년05월10일 11번
[비서실무] 비서의 방문객 응대 태도로 가장 적절한 것은?
- ① 비서 홍여진씨는 사장님을 만나고 싶다는 손님이 안내데스크에서 기다린다는 연락을 받았다. 현재 사장님은 부재중이고 선약이 된 손님은 없는 시간이었으므로 사장님이 안 계신다고 손님에게 전해달라고 안내데스크에 이야기 하였다.
- ② 비서 박희진씨는 약속한 손님이 정시에 도착하였으나 상사가 면담 중이라 양해를 구하고 접견실로 안내하였다. 그리고 면담 중인 상사에게 손님이 기다린다는 메모를 전달하였다.
- ③ 비서 김영희씨는 평소처럼 손님에게 차 종류를 여쭈어보았더니 시원한 물로 달라고 했으나 손님에게 물 대접하는 것은 예의가 아닌 듯하여 시원한 주스를 드렸다.
- ④ 비서 채미영씨는 2시에 예약된 A 손님이 기다리고 있는 시간에 상사와 개인적으로 약속을 한 B 손님과 겹치게 되어 당황했으나 A 손님에게 양해를 구하고 B 손님을 먼저 안내하였다.
(정답률: 82%)
문제 해설
해설: 비서는 손님을 대하는 상황에서 예의와 신속한 대처가 필요하다. 이 중에서도 약속한 시간에 정확하게 도착한 손님에게는 최대한 빠르게 안내하여 기다리는 시간을 최소화해야 한다. 또한 상사와의 면담 중인 상황에서는 손님에게 양해를 구하고, 상사에게는 손님이 기다리고 있다는 사실을 전달하여 원활한 응대를 할 수 있도록 해야 한다. 이에 따라 "비서 박희진씨는 약속한 손님이 정시에 도착하였으나 상사가 면담 중이라 양해를 구하고 접견실로 안내하였다. 그리고 면담 중인 상사에게 손님이 기다린다는 메모를 전달하였다."가 가장 적절한 응대 태도이다.